Structurez votre projet

Comment bien présenter son projet de sponsoring

Capter rapidement l’intérêt du potentiel sponsor

Avant toute chose, il est fondamental d’avoir toujours à l’esprit qu’il faut apporter quelque chose, faire partager quelque chose aux futurs sponsors. Le sponsor possède en effet différentes attentes telles qu'améliorer sa notoriété, sa visibilité, son image de marque, sa communication… Un sponsor cherchera donc en priorité à récupérer sa mise au travers des retombées médias que vous pourrez générer.

Il convient donc de se mettre à la place de la personne qui n'a pas encore entendu parler du projet, et qui en reçoit de nombreux. Le lecteur sera souvent très occupé et très sollicité. Il faut que ce dernier ait tout de suite une impression favorable.

Il faudra bien identifier votre projet pour être en mesure d'en résumer les objectifs en quelques lignes ou en quelques mots face à un interlocuteur.

Le dossier de sponsoring doit ainsi permettre au lecteur de :

• Comprendre rapidement de quoi il s'agit.
• Savoir qui est le promoteur du projet.
• Evaluer la valeur de la préparation du projet.
• Prendre position sur le projet.

Quelques conseils pour une présentation efficace d’un projet

Un dossier soigné. La première impression étant la bonne, il faut susciter un intérêt favorable du le lecteur grâce à une présentation impeccable.

Un dossier concis. Un maximum de 30 pages, hors annexes (où se trouveront les pièces justificatives). Il convient d’aller à l'essentiel et de présenter un document synthétique.

Un dossier complet et précis. Il est important de présenter un dossier cohérent, réaliste, argumenté et documenté. Le dossier doit être court, mais sans rien oublier de ce qui permet de juger du projet. Tous les aspects du projet doivent être traités.

Un dossier clair et bien structuré. Il doit être rédigé dans un style simple, facilement compréhensible, en évitant tout jargon technique (se mettre à la place du lecteur non initié.). Le texte doit avoir une bonne lisibilité (choix judicieux des caractères d'impression et des symboles, de la mise en page...) avec une pagination correcte et un sommaire.

Un dossier vendeur. Un dossier doit mettre en valeur les points forts du projet à sponsoriser.

Les informations indispensables à faire figurer dans le contenu du dossier

Pour la présentation d’un dossier clair et attrayant

Votre dossier doit inclure les éléments suivants :

• Une synthèse d’une page.
• Une présentation des initiateurs du projet.
• Une présentation détaillée du projet (avec éventuellement des photos).
• Une définition précise de vos objectifs et des moyens mis en œuvre pour y parvenir.
• Un budget détaillé.
• Une liste des médias qui vous soutiennent.
• Le détail des emplacements que vous réservez aux sponsors (sur un véhicule, un vêtement, des panneaux...), ainsi que la liste et les prix de ces emplacements.
• Les moyens que vous comptez mettre en œuvre pour faire connaître votre participation à cet événement (site internet, dossiers, affiches).
• Le timing de l’opération (financement, entraînement, repérages, ...).

Il n'y a pas de règle absolue dans la présentation du contenu mais il est important d'y retrouver les aspects qui suivent :

a. Le titre du projet

b. Des informations concernant le(s) porteur(s) de projet

• Le nom de l'entreprise, de l'association ou de la personne qui recherche un sponsor.
• Le secteur d'activité du projet.
• Une description et une présentation de l’entreprise, de l’association ou de la personne concernée.
• S’il s'agit d'une entreprise, préciser le marché de celle-ci, ses clients, ses concurrents, ses fournisseurs.
• S'il s'agit d'une association, préciser son but et quels en sont les adhérents.
• S'il s'agit d'une personne, préciser quels sont ses compétences et ses atouts particuliers.
• Tout autre élément concernant les porteurs du projet.

c. Le projet pour lequel un sponsor est recherché

• Le nom du projet.
• La description précise du projet qui doit être sponsorisé.
• Les objectifs de ce projet : sur quoi il doit déboucher.
• Le groupe cible touchée par le projet (Préciser à qui il s’adresse).
• Le nombre de personnes qui y participent et leur provenance.
• La date du projet ou de l’événement.
• Précisez s’il s'agit d'un événement unique ou périodique, ponctuel ou continu et indiquer si ce projet a déjà eu lieu dans le passé.
• Le(s) lieu(x) du projet ou de l’événement.
• Le budget estimé pour ce projet.
• La portée géographique et médiatique du projet.
• La publication du projet et comment le projet se fait-il connaître.
• Indication des autres partenaires sponsoring ou média déjà gagnés pour le projet.
• Indiquez si des médias seront présents et préciser lesquels ?
• Tout autre élément concernant le projet.

d. Les conditions de ce sponsoring et la demande

• Indiquez si la recherche concerne un sponsor principal ou secondaire.
• Indiquez précisément la proposition faite aux sponsors : en quoi consiste exactement ce sponsoring, sous quelle forme peut-il être réalisé ?
• Précisez où et comment le sponsor apparaîtra. Sera-t-il seul ou au milieu d'autres ? Il convient d’être très précis.
• Précisez les avantages que le sponsor pourra en retirer (en terme de visibilité, d’image, de notoriété, de communication, ...). Il convient de bien présenter les retombées possibles pour le sponsor.
• Quel engagement financier est demandé de la part du sponsor ?
• Commentaires et descriptions supplémentaires du partenariat.